Comment traduire un appel d’offres ?

De nombreuses entreprises et une grande majorité d’organismes publics communiquent par voie d’appel d’offres pour sélectionner leurs prestataires de services. Si vous souhaitez prendre part à un contrat à l’international, il est souvent nécessaire d’effectuer une traduction du document à déposer. Pour augmenter les chances de gagner le marché, il faut savoir comment traduire un appel d’offres.

L’intérêt de lancer un appel d’offres à l’international

L’appel d’offres a pour objectif de trouver un prestataire pour fournir des produits ou des services à un prix raisonnable tout en respectant les contraintes techniques fixées dans le cahier des charges. L’objectif principal est de mettre en concurrence les soumissionnaires pour obtenir le meilleur rapport qualité/prix.

Au sein des multinationales, la procédure d’appel d’offres émane souvent du siège social. Dans ce cas, le document est publié dans la langue internationale des affaires, l’anglais. Même s’il s’agit d’un contrat pour un marché local, la proposition doit alors se faire dans cette langue. Les organismes internationaux, comme les ONG ou encore les embranchements du Système des Nations Unies, communiquent également en anglais pour leurs appels d’offres.

Dans le cas d’une entreprise locale, lancer un appel d’offres international permet de couvrir une plus grande zone pour la recherche de prestataires. Une entreprise à Lausanne peut ainsi proposer un marché à une société allemande. Il faudra alors fournir un document dans cette langue pour intéresser les prestataires ou les fournisseurs potentiels.

Pourquoi traduire un appel d’offres ?

Lorsqu’on part à la conquête de nouveaux marchés qui n’adoptent pas la même langue que notre entreprise, on dispose a priori de ressources pour communiquer dans cette langue. Néanmoins, la rédaction d’un appel d’offres ne se limite pas à la seule maîtrise courante ou commerciale d’une langue. Il faut adopter un langage technique pour détailler point par point le cahier des charges. Il faut donc aussi avoir une parfaite maîtrise de la traduction spécialisée pour produire un document fiable.

Le mieux est encore de rédiger l’appel d’offres à diffuser dans votre langue de travail habituel, puis de faire traduire par un professionnel. Vous serez ainsi plus susceptible de trouver des soumissionnaires qui répondent exactement à vos besoins.

Comment traduire un appel d’offres ?

Vous avez décidé de diffuser un appel d’offres international ? Il existe plusieurs méthodes de traduction. Certaines sont déconseillées compte tenu de leur résultat médiocre. Cependant, il convient de les présenter pour mieux saisir leur portée respective.

La traduction automatique

Les outils de traduction automatiques gratuits en ligne, à l’exemple de Google Translate ou Microsoft Translator, ne traduisent rien du tout. Ils se limitent à comparer des phrases dans une énorme base de données et à suggérer ces phrases sans en avoir vérifié la qualité. Aucun linguiste ni aucun traducteur n’interviennent. Si les résultats sont plus ou moins utilisables à titre personnel pour des textes du quotidien, ils ne conviennent pas pour les contenus professionnels, comme un appel d’offres. Ce type de document contient en effet des chapitres spécialisés qui présentent un haut risque d’erreur.

La traduction assistée par ordinateur

Bien plus précise que la traduction automatique, la traduction assistée par ordinateur n’en reste pas moins une démarche sans intervention humaine. L’efficacité de la traduction dépendra de la sophistication du logiciel ou du SaaS (Software as a Service).

Pour rester conforme à l’esprit du document d’origine rédigé en français, il est vivement conseillé de limiter l’usage de la traduction assistée par ordinateur, notamment sur les volets techniques, juridiques et financiers où chaque mot a une valeur légale.

La traduction humaine

C’est la meilleure option pour réussir une traduction d’appel d’offres. En faisant appel à un professionnel de la traduction, vous pouvez choisir son domaine d’expertise. Ainsi, il pourra adapter le document traduit aux exigences culturelles et techniques de la langue cible. Les termes techniques seront pris dans leur contexte global pour une meilleure précision des résultats. Les nuances seront mieux transcrites grâce à la créativité du traducteur.

Au-delà de la traduction, quels sont les points forts d’un appel d’offres international ?

La traduction d’un appel d’offres international peut être de grande qualité, mais si le document source présente des défauts, la démarche pour le diffuser ne sera pas rentable. Il est donc nécessaire de bien connaître les contraintes de la rédaction d’un tel document :

• Pour les organismes et les collectivités territoriales, le lancement d’un appel d’offres doit se faire conformément à une politique interne spécifique. Un organisme œuvrant dans le secteur de la protection de l’environnement s’adressera ainsi spécifiquement aux soumissionnaires qui pourront se conformer aux exigences écologiques. Ces particularités sont à clarifier dans un chapitre de l’appel d’offres.
• Il faut connaître les contraintes légales du marché que l’on souhaite conquérir. Il y a de grandes différences de procédure dans l’attribution des marchés.
• Il faut prendre connaissance des concurrents potentiels pour être en mesure de proposer une offre à la fois rentable et avantageuse pour les deux parties. Une veille préalable est alors nécessaire. L’étude de marché permet également de se renseigner sur le coût habituellement pratiqué par les entreprises œuvrant dans le domaine. On pourra ainsi déterminer un devis estimatif qui servira de repère pour analyser les soumissions.
• Avant de se lancer dans un appel d’offres international, il faut estimer ses capacités financières. Il faut être capable d’absorber d’éventuelles défaillances. Si la trésorerie est trop faible pour financer le projet, il sera impossible de couvrir les risques. Si votre entreprise est bien portante, il est envisageable de souscrire à une assurance spécifique que l’on associera aux propositions.

Soignez la présentation de votre appel d’offres comme vous soignez sa traduction. En plus des couleurs de votre entreprise, intégrez-y quelques éléments visuels qui évoquent la culture du pays ciblé.

Lors de la traduction, il est possible d’avoir une reproduction à l’identique de la charte graphique adoptée. Le traducteur travaillera alors de concert avec un graphiste pour calibrer le design avec le contenu traduit. Pour accélérer le processus, pensez à envoyer un fichier source modifiable. N’hésitez pas à illustrer vos documents pour avoir une meilleure visibilité. Ajoutez aussi un résumé de l’appel d’offres avec les principaux points forts au tout début.

N’hésitez pas à suivre une formation sur les marchés publics pour optimiser vos chances d’intéresser les meilleurs prestataires.