Vous souhaitez faire légaliser ou apostiller un document établi à l’étranger et vous vous interrogez sur la marche à suivre ? Traducta vous dit tout ce qu’il faut savoir sur la légalisation d’un document étranger et revient sur les grandes étapes à suivre dans le cadre de cette démarche.

 

Qu’est-ce que la légalisation d’un document étranger et à quoi ça sert ?

La légalisation d’un document étranger destiné à une instance administrative suisse est une démarche d’authentification visant à certifier la véracité de la signature ; de la fonction et de l’autorité du signataire ; et de l’identité du sceau ou du timbre. La légalisation permet ainsi d’attester de la valeur juridique d’un acte étranger dans le pays d’origine du signataire.

Cette démarche d’authentification peut être exigée par l’administration suisse dans plusieurs cas de figure. Elle peut notamment être nécessaire dans le cadre d’une démarche internationale, telle que  :

• Un retour d’expatriation ;
• La création d’une filiale à l’étranger ;
• Un appel d’offres à l’étranger ;
• Une demande d’équivalence académique en Suisse après des études dans une université étrangère ;
• Une demande de naturalisation ;
• Un mariage entre conjoints étrangers ;
• Une démarche d’adoption ;
• …

La démarche de légalisation peut, à l’inverse, être réalisée pour un document établi en Suisse et destiné à un pays étranger. Les obligations et démarches de légalisation ne seront pas les mêmes selon l’acte à authentifier et selon les pays concernés.

Quels documents peuvent faire l’objet d’une légalisation ?

La plupart des actes publics et privés étrangers peuvent faire l’objet d’une légalisation en Suisse. Il peut notamment s’agir :

• d’un acte d’état civil (acte de décès, acte de naissance, acte de mariage…) ;
• d’un acte notarié ;
• d’un acte émis par une juridiction judiciaire ou administrative (jugement de divorce, etc.) ;
• d’actes sous seing privé (attestation sur l’honneur, lettre de recommandation, certificat d’hébergement, facture, reconnaissance de dette…) ;
• …

Légalisation ou apostille : que choisir ?

L’apostille est une démarche d’authentification simplifiée et plus rapide que la légalisation. Elle est régie par la Convention de la Haye. Les autorités compétentes pour réaliser une apostille en Suisse sur des actes publics sont l’autorité cantonale de légalisation concernée et la Chancellerie fédérale à Berne. L’authentification par apostille est attestée via l’apposition d’un timbre (nommé « apostille »). Elle consiste, comme la légalisation, à certifier l’authenticité du sceau, de la signature et de l’identité du signataire.

Le choix de la procédure d’authentification dépend, là encore, des pays concernés.

 

Comment faire légaliser ou apostiller un document étranger ? Toutes les étapes

Faire traduire le document étranger à légaliser ou apostiller

Avant de démarrer une quelconque démarche d’authentification, le document rédigé en langue étrangère doit tout d’abord être traduit dans la langue d’usage dans le canton concerné (français, romanche, allemand ou italien). Cette traduction jurée, copie conforme de l’original, atteste de la valeur juridique du document traduit.

Chez Traducta, nous sommes en mesure d’effectuer tous types de traductions certifiées, quel que soit le couple de langues (anglais-français, espagnol-italien, arabe-français…). 

Contactez-nous pour en savoir plus.

Faire une demande de légalisation ou d’apostille

Une fois la traduction délivrée, le commanditaire devra remettre le document d’origine accompagné de sa traduction à l’ambassade ou au consulat suisse du pays émetteur (là encore, les démarches à effectuer et les autorités habilitées peuvent varier en fonction des pays). L’acte doit généralement avoir été pré-légalisé par l’autorité compétente dans le pays émetteur.

Dans certains cas, la demande d’authentification peut être refusée. C’est notamment le cas :

• si le document est exempt de signature ou de sceau original ;
• si la signature ou le sceau sont inconnus et ne peuvent pas être vérifiés ;
• s’il s’agit d’un certificat religieux (certificat de baptême par exemple) ;
• si le document est laminé ou collé ;
• si le document est délivré par une instance non reconnue ;
• …

 

Les coûts et délais de légalisation et d’apostille d’un document étranger

Les délais de légalisation dépendent de la durée de traitement nécessaire pour la pré-légalisation par les autorités du pays émetteur de l’acte. Cette démarche, qui nécessite une double légalisation, est toutefois plus longue qu’une procédure d’authentification par apostille.

Pour légaliser un document étranger, le commanditaire peut également s’adresser à une agence spécialisée dans ce type de services d’authentification.

Les coûts de la légalisation dépendent du pays émetteur et peuvent varier de 20 CHF à plus de 100 CHF selon l’État concerné et les démarches à effectuer.